うのもり幼稚園の声

 

導入作業は意外に簡単~雨の日の行事連絡もスムーズに

今年度、新入園児も含め、150人の園児の父母の方々が新たにこの緊急連絡網に登録することになりました。導入を決めてから約1ヶ月。テスト運用をし、3月の始めに来年度のお母様方への説明会で、登録の手順について管理会社の担当者からの説明がありました。その際のお母様方にお配りする資料も制作してくださったので、幼稚園としては複雑な作業なく、スムーズに導入が完了しましたね。中には登録の手順がわからないという方もいらっしゃいましたが、問い合わせは管理会社が窓口になっていますので、幼稚園で何か登録するなど、煩わしい作業はありませんでした。結果的にはパソコン登録1名を含め、100%加入していただくことができました。  導入後には、園児のお母さんから「このような連絡網が導入されるのを待っていました」という声をいただきましたよ。子どもの安全が脅かされるような時代ですから、保護者の方々も、お子さんの安全のための情報を幅広くつかんでおられるのですね。また、皆さん携帯電話をお持ちで、携帯メールも活用していらっしゃるので、携帯メールでの連絡網は大変喜んでいただけているようです。

すでに何回か送信されましたか?

テストとして発信し、無事全員にメールを届けることができました。登録された180のメールアドレスのうち、約9割の162件で開封済みとなっています。全員の保護者の方に開封していただけたと思うのですが、プリメールはただ開封するだけでなく、インターネットに接続しなければ、こちらの処理上の開封にはならないので、未開封の方にもそのような手順を踏んでいただけるように、先日の「園だより」でお願いしたところです。   実は、明日は遠足なのですが、残念ながら天気予報は「雨」。実施するかどうかの連絡をプリメールで送信する予定です。今まではこうした「スピードが必要な重要な連絡事項」は、実際に連絡網をまわしていくお母さん方の負担になっていたと思います。

連絡網でのお母さんの負担を軽くしたい

従来の連絡網では、具体的にどのような不具合がありましたか?

うちは小さな幼稚園なので、まわしていく「時間」に関してはそれほど困ったことはありません。しかしながら、連絡網の電話番号は固定電話であるため、どうしてもお留守の場合もあり、そのお宅を飛ばして次へ、という事が多く起こります。不在のご家庭への連絡は、お母さん方の負担になるばかりでなく、「あとで」と思っても忙しさの中で忘れてしまうこともあり得ますね。このような「重要な連絡事項が伝達されていない」という事態は、「連絡網」として最も避けなければいけないことです。また、以前の連絡網では、情報を伝えていく過程で、最後の方では間違った内容になってしまうこともあり、正確な情報を伝える、という点でも不安がありました。   その点、プリメールなら、全ての方に同じ情報を迅速に伝えることができます。またこちらから、保護者の方々に読んでいただけたかどうか確認する作業も簡単ですので、連絡網としては大変安心できる環境になりました。   最初に申し上げましたように、初期登録作業に関してもそれ程の混乱もなく、無事に終わりました。一度登録すれば、卒園するまでそのまま使えるというのも、お母さん方の負担を軽減する意味でありがたく、喜ばれています。携帯電話の設定によっては、メールが着かないこともあるということで、そのようなトラブルに関しては直接プリメールの担当者に連絡してほしいとお願いしましたが、うちの保護者の方から問い合わせ等ありましたか?
――― うのもり幼稚園の保護者様からは4件ほどお問い合わせいただきましたが、やはり迷惑メール対策が原因でしたので、こちらで解除の仕方をお教えしました。昨今の保護者の方々は携帯電話やパソコンに関する知識も豊富です。またお母様同士のネットワークで教え合ったりされるようですが、なんと言っても、プリメール導入には複雑な設定が必要ないことが大きいですね。プリメールは初期設定が容易であるのも、管理者の方々に喜んでいただいている大きな特徴です。

 

大切な個人情報を持ち歩く~セキュリティへの不安

反対にプリメール導入で、困った、心配だなどのご意見はありませんか?

私の携帯電話には、プリメールを全園児の保護者に送信できる権限があり、接続すればメールアドレスなどの個人情報を見ることができます。万が一、私がこの携帯を落としてしまったら…と考えると不安なのですが。

――― プリメールはパソコンでも携帯電話でも連絡網を送れるようになっていますので、携帯電話を落としてしまったときには確かに問題があります。もちろん、そのような場合に備えて、いくつかの対処がありますが、園長先生の場合、「プリメールに関するメールを一つのフォルダに集めるような振り分け設定をし、そのフォルダだけパスワードでロックする」方法が良いと思います。
なるほど、それを聞いて安心しました。早速、その方法を試してみたいと思います。

 

コミュニケーションは必ず対面して

プリメールを今後、どのように使っていきたいとお考えですか?

ちはバス通園のない幼稚園ですので、園からの連絡は、基本的に顔と顔を合わせ、直接会って話すようにしています。プリメールの担当者の方にも、「緊急連絡網としての機能を果たすために、必ず月に一度は送信して、全員に届くことを確認してください」と言われているので、普段の園生活にも少しずつ取り入れていきたいと思っています。ですが、コミュニケーションの手段としてはやはり直接会って、話してというのが基本姿勢。このような非常に便利なシステムですが、それを一人歩きさせないように上手に使っていきたいと思っています。   反対に、バス通園の園児の多い幼稚園さんでしたら、プリメールでの連絡網はもっと様々な方法で使えると思いますね。バスを利用しているため、お子さんの園の生活をなかなかうかがい知ることのできない保護者の方々へのコミュニケーションツールとして利用すれば、大変喜んでいただけるのではないかと思います。

――― プリメールは、写真を添付して送ることもできます。明日の遠足、子ども達の生き生きした笑顔を写真に撮って、保護者の方々に送ってみてはいかがでしょう?

そうですね。そのような写真入りのメールにも、機会があれば挑戦してみたいと思います。
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